Freifunk Ulm/Ulm Treffen 20170308

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Ergebnis der Diskussion am 08.03.2017 vor dem Freiraum anhand der zuvorigen Themensammlung:


Die Überschrift dazu war: Diskussion über Finanzierungsfragen des Unterstützungsvereins - Thema "Gemeinnützigkeit", "Abgabenordnung" und "Vereinsrecht"

Zu klärende Fragen:

Was kann finanziert werden?

  • Hardware:
"Freifunk Hardware" (router, APs, Montagematerial, Switches, Kabel)
"Presenter Hardware" (Leinwände, Beamer, ... (Vorträge))
"Arbeitshardware" -> Laptop, Kabel, Scanner, ... zu Supportzwecken vorbereitet für den Einsatz "beim Kunden"
Server
als Portalknoten, VPN Server für die Weiterleitung von Traffic, Verbindung zwischen den Freifunk Knoten
zur "eigenen" Datenablage (Vorträge, Präsentationen)
zur Verwaltung der Domänen, eMail, WebServer, Mailingliste, andere Dienstleister etc.
für VPN-Accounts
  • Weiterleitung vom Traffic ins Internet (z.B. Mullvad, Airvpn, oder Freifunk Berlin)
  • Arbeitsmaterial:
Büro/Schulungsmaterial
Büro/Schulungsausstattung
  • "Anfahrt"/"Anreise" (-> gerne auch Aufwandsverzicht bei Mitgliedern/Supportern - je nach Vereinbarung und nach Absprache)
  • Dienstleistungen
  • Strom


Diese Punkte können alle bis auf Widerruf nach vorheriger Absprache mit dem Vorstand über den Verein gekauft bzw. abgerechnet werden. Generell gilt, dass Einkäufe mit dem Vorstand abzusprechen sind / von diesem freigegeben werden müssen. Nur so kann ein zeitnaher Überblick über die Ausgaben beibehalten werden. Die Rechnung muss auf den Verein ausgestellt sein. Rechnungen auf Privatpersonen / Firmen sind im Einzelfall mit dem Schatzmeister/Vorstand abzusprechen und vor Freigabe zu klären.


Wie geht das?

  • Korrekte Vorgehensweise: Anfrage - Freigabe - Einkauf - Verwendung - ggf. Bestätigung über den erfolgreichen/abgeschlossenen Auftrag / Einsatz / die Verwendung
  • Muster "Formblätter" erstellen die für Anfragen/Anträge genutzt werden können? -> gibt es demnächst auf der Homgepage des Unterstützungsvereins.


Wer kann Zuschüsse und/oder Kostenbeteiligungen / Kostenübernahmen beantragen?

  • jeder
Mitglieder
Nichtmitglieder
Vorstände
  • und wofür
siehe oben
  • Procedere
siehe unten

bitte idealer Weise auch gleich beim Überlegen des zu besorgenden Materials klären, ob es für die Vereinsauslagen einen Kostenersatz durch Spende / Sachspende / Verzicht auf Aufwandsentschädigung / ... gibt.

Wichtig ist hier für den Verein eine Transparenz, Nachvollziehbarkeit -> Dokumentation. Nur so kann der Verein innerhalb der genehmigten Satzung und der damit verbundenen Gemeinnützigkeit sich sicher bewegen.


Warum werden diese Beschaffungen / Verträge idealer Weise über den Verein und nicht über Privatpersonen abgewickelt?

  • Sicherheit, die der Verein bieten kann:
Insolvenz einer Infrastrukturbetreibenden Privatperson wirkt sich nicht auf die Infrastruktur aus
Todesfall einer ... wirkt sich nicht auf die Infrastruktur aus
Hardware wird ihrem Zweck im Sinne der Vereinssatzung zugeführt und eingesetzt
Einzelperson kann sich nicht von heute auf morgen überlegen auszusteigen (also es hat keine Auswirkung, da das Vereinsziel weiter verfolgt werden kann)
Die Spende kann gezielt ihrem Zweck zugeführt werden ohne über Bande spielen zu müssen
Zuwendungen können als Spende abgesetzt werden


Rechtssicherheit/Zuständigkeit: -> hilfreich um effektiv Auskunft geben zu können/zu bewerten und Entscheidungen treffen zu können.

  • wer entscheidet was
der Vorstand ist verantwortlich und trifft die notwendigen Entscheidungen. Einzelvertretungen sind in der Satzung geregelt.
  • Entscheidungsweg mit Zustimmung/Rückmeldung vor Freigabe
Grundsätzlich ist der Vorstand in der Verantwortung und muss daher auch seine Zustimmung / Ablehnung zu gestellten Anträgen geben. Erst dann gilt der Antrag als freigegeben und kann umgesetzt werden.
  • Laufzeiten:
um Projekte sinnvoll umzusetzen bemüht sich der Vorstand um kurze Laufzeiten und zeitnahe Rückmeldung an den Antragsstellenden.
  • wie sieht die dazugehörige Rechnungslegung aus
Jede Rechnung muss grundsätzlich auf den Verein ausgestellt sein. Damit ist eine korrekte Rechnungslegung möglich.
  • Entlastung Vorstand und Schatzmeister
Der Vorstand gibt in der Mitgliederversammlung einen Rechenschaftsbericht über das vergangene Jahr. Die Mitgliederversammlung beschließt dann eine Entlastung des Vorstands (oder auch nicht, falls es Gründe dafür gibt).


Mögliches Szenario (von McSurfi)

Freifunk Ulm trifft an den Verein heran und meldet den Bedarf. Der Verein beschafft nach Genehmigung alle notwendige Materialien (Hardware, Software, bezahl Miete etc.) für den Betrieb von Freifunk Ulm und stellt diese Freifunk Ulm zur Verfügung. Der Verein bleibt Eigentümer, somit tritt der Verein als zentrales Organ auf. Privatpersonen können an den Verein spenden, somit läuft das alles zentral. Der Verein verwaltet auch jegliches Material und Zugänge. Somit können auch neue Mitglieder welche aktiv mitarbeiten wollen Zugang finden.

Offene Fragen:

  • Lager im Freiraum möglich (Logistikknoten)?
  • Regelung der Zuständigkeiten im Auftrag des Vereins?
muss ggf. nochmals anhand von Beispielen geklärt und dokumentiert werden.


sonstiges

  • icho40 beschafft Aufkleber für die Kennzeichnung der vereinseigenen Hardware
  • icho40 stellt Formulare auf der Vereinshomepage zum Download/Nutzung bereit


dabei waren ... und können somit direkt Auskünfte zur erfolgten Diskussion geben: icho40 (Willi) - minimalist (Hans) - Klischeepunk (Dave) - mk070 (Martin) - Christoph (CPaprota) - sts (Sebastian)